როგორ მოვახდინოთ ეფექტიანი დელეგირება?
მოგეხსნებათ დრო უნიკალური რესურსია, რომელიც ყველა ადამიანს ერთნაირი რაოდენობით, დღე-ღამეში 24 საათის მოცულობით გვაქვს. ამდენად, ჩდება კითხვა, რა უნდა გააკეთოს „ამბიციურმა“ მენეჯერმა, რომელსაც მხოლოდ 24 საათი აქვს დღე-ღამეში, თუმცა ბევრად მეტის გაკეთების სურვილი და შესაძლებლობა?
ასეთ შემთხვევაში, სამუშაოს ეფექტიანი დელეგირება არის გამოსავალი, რაც წარმოადგენს მენეჯერის სამუშაო დროის ეკონომიის ძირითად რესუსრს. სწორედ ეფექტიანი დელეგირების საშუალებით შეუძლია მენეჯერს უფრო მეტი სამუშაო გააკეთოს უფრო ნაკლები დროის რესურსის გამოყენებით, თუმცა მეორე მხრივ არასწორ დელეგირებას შესაძლოა ძალიან მძიმე შედეგები მოჰყვეს, რამაც შესაძლოა დააზიანოს ორგანიზაციის ინტერესები, ამიტომაც აუცილებელია მენეჯერი ფლობდეს დელეგირების შესახებ საჭირო ცოდნას და დელეგირების ტექნიკას.
როგორ ხდება ეფექტიანი დელეგირება?
- არ ელოდო შედევრის შექმნას – მენეჯერის მიზანია კონკრეტული მიზნის მიღწევა და არა შედევრის შექმნა. მენეჯერმა უნდა დაადგინოს კონკრეტული და ნათელი მიზანი, ამ მიზნის მიღწევის სტანდარტები, უზრუნველყოს დელეგირებული პირი აუცილებელი რესურსებით და განსაზღვროს ადეკვატური დრო შედეგის მისაღწევად. დანარჩენი მან უნდა მიანდოს დელეგირებულ პირს/პირებს.
- სამუშაოს შესახებ სრული ინსტრუქციის მიცემა – მენეჯერი უნდა დარწმუნდეს, რომ დელეგირებულმა პირმა მიიღო სრული ინსტრუქცია სამუშაოს შესრულების შესახებ. იგი უნდა დარწმუნდეს, რომ დელეგირებული პირი სრულიად იაზრებს და ესმის რა სამუშაო უნდა გაწიოს და რა არის ამ სამუშაოს შესრულების მიზანი. თუ მენეჯერი ამ ეტაპზე დაუშვებს შეცდომებს, შედეგად შიდა ორგანიზაციური კონფლიქტი შეიძლება მოჰყვეს.
მაგ: ხშირია შემთხვევა, როდესაც მენეჯერისგან მიღებული დავალება ვერ გაიგო დელეგირებულმა პირმა, თუმცა სხვადასხვა სუბიექტური მიზეზების გამო მან არ დააზუსტა ინფორმაცია, არ დასვა შეკითხვები, რამაც საბოლოო ჯამში გამოიწვია სამუშაოს არაჯეროვანი შესრულება და მენეჯერისგან შენიშვნა.
ასეთ შემთხვევაში პასუხისმგებლობა არა მხოლოდ დელეგირებულ პირზეა, არამედ მენეჯერზეც, რადგან მას უნდა გაეთვალისწინა ასეთი შესაძლებლობა და უნდა მოეხდინა პრევენცია.
- არ იფიქრო, რომ ერთადერთი ხარ ვისც საქმის სწორედ გაკეთება შეუძლია – შესაძლოა დელეგირებულმა პირმა სამუშაო სხვა მეთოდით განახორციელოს, აღნიშნული სრულიად არ ნიშნავს იმას, რომ იგი საქმეს არაჯეროვნად ან ნაკლებად ეფექტიანად შეასრულებს. თუ მენეჯერი სწორედ განსაზღვრავს მიზნის სტანდარტს და მისი მიღწევის გზებს, მიზნის მიღწევის მეთოდი მეორეხარისხოვანია, მთავარია დადგეს შედეგი. მენეჯერი უნდა ენდობოდეს დელეგირებულ პირს, წინააღმდეგ შემთხვევაში დელეგირების განხორციელება გაუმართლებელია.
- ფოკუსირება სწავლებაზე- დელეგირება არ გულისხმობს ისეთი სამუშაოს სხვისთვის დავალებას, რომელიც უბრალოდ არ მოგწონთ. დელეგირების ერთ-ერთი უმნიშვნელოვანესი ფუნქციაა დასაქმებული პირის უნარებისა და გამოცდილების განვითარება. მენეჯერს აუცილებლად უნდა ახსოვდეს, რომ ახალი უნარების და გამოცდილების მიღების პროცესში გარდაუვალია შეცდომების დაშვება დელეგირებული პირის მხრიდან, ამიტომაც მენეჯერმა არ უნდა დასაჯოს დელეგირებული პირი, რომელიც კეთილსინდისიერად, მთელი მონდომებით ეკიდება სამუშაოს, თუმცა უშვებს გარკვეულ შეცდომებს.
- კონტროლი– მენეჯერმა უნდა მისცეს დელეგირებულ პირს თავისუფლება შეასრულოს სამუშაო, თუმცა აუცილებელია პერიოდული კონტროლი, რომელიც არ უნდა გადაიზარდოს ყოველწუთიერ შემოწმებაში, მათ ყველა მოქმედების კონტროლში.
- მადლობის თქმა – ბევრ ადამიანს უჭირს ერთი შეხედვით მარტივი სიტყვის – „მადლობის“ თქმა. ამ სიტყვას შეუძლია ძალიან დიდი სარგებელი მოუტანოს მენეჯერს, რომელმაც უნდა სცნოს დელეგირებული პირის ღვაწლი და დაფასოს იგი.
საკითხები, რომელთა გადაჭრის დელეგირებაც არ შეიძლება:
- ძირითადი პროექტის დაგეგმვა და მართვა;
- შემსრულებელთა შერჩევა;
- გუნდის წევრების მოტივირება და სტიმულირება;
- კონტროლი გუნდის მუშაობაზე;
- გუნდის წევრების შეფასება;
- შემსრულებელთა დაჯილდოება.
არასწორი დელეგირების ზოგიერთი ნიშანი და შედეგი:
- ხელქვეითი ვერ იგებს დავალებას;
- საჭიროა მითითების მრავალჯერ გამეორება, სანამ სამუშაო სწორად შესრულდება;
- სამუშაოს მიაქვს იმდენი დრო, რომ ირღვევა ვადები;
- ხელქვეითს არ აქვს მოტივაცია;
- სამუშაო არასწორადაა შესრულებული და შემდეგ სხვას უწევს მისი თავიდან გაკეთება.
